Unterstützung von Aspekten kollaborativer Reflexion durch Prompts in Communities of Practice

Blunk, Oliver GND

In größeren oder geografisch verteilt arbeitenden Unternehmen werden oft Communities of Practice als Ort für den Austausch der eigenen beruflichen Praxis genutzt. Darüber können Mitarbeiter sich gegenseitig helfen, neue Trends diskutieren und sich persönlich weiterentwickeln. Die Community of Practice dient als Ort informellen Lernens, an dem Mitarbeiter außerhalb von formellen Gelegenheiten, wie bspw. Trainings, lernen können. Einer dieser dort ablaufenden Lernprozesse ist Reflexion. Reflexion umfasst die Neubewertung eigener Erfahrungen, um neue Handlungsideen für die Zukunft zu entwickeln. Dies kann im Rahmen kollaborativer Reflexion auch in Verbindung mit anderen Personen stattfinden, um gemeinsam aus den eigenen Erfahrungen oder auch von den Erfahrungen der anderen Personen zu lernen. Während Reflexion praktischen Nutzen hat, ist es in der Praxis oftmals ein Prozess, der nicht oft oder nicht konsequent durchgeführt wird. Häufig fehlen im beruflichen Alltag Gelegenheiten oder die Zeit zur Reflexion. Andere Barrieren für Reflexion sind fehlendes Wissen oder fehlende Motivation. Daraus lässt sich ableiten, dass Reflexion in der Praxis Unterstützung benötigt. In der vorliegenden Arbeit wurden textuelle Prompts als Unterstützungsmechanismus analysiert. Diese haben im Vergleich zu anderen Unterstützungsarten, wie bspw. schriftliche Reflexion in Journalen, den Vorteil, dass sie leicht auf eine größere Menge Personen skalieren. Zunächst wird in der vorliegenden Arbeit basierend auf der Literatur ein Konzept erstellt. Dieses skizziert, inwieweit textuelle Prompts unterschiedliche Aspekte kollaborativer Reflexion, wie bspw. das Austauschen von Erfahrungen oder Lösungsvorschlägen unterstützen können. In zwei Studien wurde dieses Konzept in dieser Dissertation implementiert und analysiert. Im Rahmen der ersten Studie wurden Prompts in einer Community of Practice Plattform implementiert und in zwei öffentlichen Verwaltungen über mehrere Monate eingesetzt. Innerhalb der Studie wurden Nutzern der Community of Practice über einen bestimmten Zeitraum Prompts angezeigt und über einen anderen Zeitraum (entweder später oder früher) nicht. Die Analyse der beiden Zeiträume zeigt, dass die Prompts in dieser Studie zu keiner erhöhten Menge neuer Themen führen und lediglich die Häufigkeit neuer Antworten in dieser Studie leicht erhöht ist. Zusätzlich beinhalten Texte, die entstanden sind als von anderen Nutzern generierte textuelle Prompts angezeigt wurden, in dieser Studie häufiger erfahrungsbasierte Lösungsvorschläge, was ein wichtiger Baustein kollaborativer Reflexion ist. Die zweite Studie wurde in einer Crowdsourcing-Umgebung durchgeführt, in der eine Community of Practice Umgebung simuliert wurde. Ziel der Studie war die fokussierte Betrachtung unterschiedlicher Prompts. Innerhalb der Studie zeigten Prompts für Erfahrung bzw. Lösungen ein erhöhtes Vorkommen von Erfahrungen bzw. Lösungen in Texten von Nutzern. Demnach waren die Prompts in der Studie erfolgreich. Es wurde ebenfalls verglichen, inwiefern das Vorhandensein von Diskussionsbeiträgen in der Umgebung einen Unterschied auf die Qualität von Lösungsvorschlägen auswirkt. Die Ergebnisse zeigen, dass die durch einen Lösungs-Prompt hervorgerufenen Lösungsvorschläge in einer Situation ohne existierende Diskussionsbeiträge leicht besser bewertet werden als mit Diskussionsbeiträgen.

Large or geographically distributed organizations often make use of communities of practice to enable their employees to exchange experiences related to their professional practice. Using communities, employees can help each other, discuss new trends and continue to improve their skills. Communities of practice are a place for informal learning which employees can use outside of formal learning situations, like trainings. Reflection represents one of these informal learning processes: It involves re-evaluating personal experiences in order to create new strategies for dealing with similar situations in the future. People can reflect individually but also collaboratively, e.g. together with colleagues. This allows them to learn from experiences of their colleagues as well. Although reflection has a clear practical use and it is desirable from an organizational perspective, there are various barriers preventing reflection in practice: The process is often not performed systematically, or there are no opportunities and/or time for reflection. As a result, there is a clear demand to support reflection in practice. This dissertation explores textual prompts as a support mechanism for collaborative reflection in communities of practice. Prompts are advantageous in comparison to other support mechanisms, such as written reflection in personal journals which often requires support by facilitators, as they are easily scalable to a larger number of recipients (e.g. employees). Based on literature, a concept detailing how textual prompts might support different aspects of collaborative reflection, e.g. the exchange of personal experiences or asking recipients to provide solution proposals, is created. This concept is implemented and evaluated in two different studies in this dissertation. In the first study, a system to deliver textual prompts was implemented within a community of practice platform. This platform was used in two different public administrations over the course of several months. The study was split into two time periods, during one of which the participating users received prompts and during the other they did not. Analysis of this study shows that textual prompts do not correspond to a higher number of new topics created in the discussion forums. However, the amount of replies is slightly increased. Additionally, when textual prompts generated by other users were shown, texts written by users were associated in this study with a higher number of solution proposals based on experience, which is an important aspect of collaborative reflection. The second study was conducted in a crowdsourcing environment, in which the community of practice environment was simulated. The goal of the study was to analyze specific differences between the effects of prompts. The study shows that prompts asking for experiences or solutions correspond to a higher number of experiences or solutions actually present in the texts respectively. Additionally, the study analyzed whether the presence of answers within a discussion thread (in comparison to a new thread without answers) affected the quality of solution proposals. The results show that when using prompts asking for solution proposals in a new discussion thread without replies, the resulting answers are more likely to contain slightly higher rated solutions. This shows that prompts asking for solutions can be shown from the beginning of a discussion and do not require extensive discussions beforehand.

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Blunk, Oliver: Unterstützung von Aspekten kollaborativer Reflexion durch Prompts in Communities of Practice. Clausthal-Zellerfeld 2020.

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